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東ラ研タスク管理分科会Vol.5に参加してきた+週次レビューリスト公開 [タスク管理]

11/19(土)に、東京ライフハック研究会のタスク管理分科会Vol.5があったので、参加してきた。

>>東京ライフハック研究会 タスク管理分科会Vol.5: こくちーず

結構ギリギリまで日程調整が微妙で、声掛けからすぐにはOK出せなかったが、何とか参加。懇親会はいけなかったけど。
しかし、毎回そうだが、今回は今までで一番参加してよかったと思えた回になったと思う。

テーマ

今回のテーマは「レビューのやりかたをみつめてみよう」。

GTD(Getting Things Done)の5つのサイクルを回すのに最重要項目であるレビューについて、今の問題点や課題の点検、他の方々の手法の共有などを実施した。

私はこのレビューが、今まで一度も満足いく形でできたコトが無い。
ツールとしてRemember The Milk(RTM)を使って、あれやこれやを放り込んでいるが、延期タスクはいくつあるか数えられないし、見返せば1タスクあたり2時間超のものもあったり、そもそも手をつけるべきかどうかわからないタスクもあるし。somedayリストに入りっぱなしでどれだけのタスクが放置されているコトか……。
「みんなで共有しましょう」ってコトだが、私はハッキリ言って、完全に他人のフローをパクる気で参加していたのだった(-。-;)

やったこと

大きく3つ。GTDのフローに従って、ワークを進めた。

  1. 収集
    それぞれ手持ちのツールで30分間頭の中のコトを書き出す
  2. 処理・整理
    時間制限があるので、「やるべきことを明確に」して「いつやるかを決める」の2点に重点を置いて処理
  3. 週次レビューリスト作成
    各人が「レビュー完了の状態とか?」「何をすれば完了といえるのか?」に答えることで、週次レビューで何をすべきかを確認

1の収集については、実際やってみると、放り込みっぱなしのハズのRTMにも、まだまだ入っていないものがあれこれと出てきた。
普段レビューもしていないし、当然と言えば当然なのだが……。

2の処理・整理の項目。これも30分くらいだった。
かなり厳しい時間制限。だと思ったが、やってみるとこの縛りが案外いい方向に向かっていると感じた。普段レビュー慣れしていない私にとって、「やるべきことを明確に」して「いつやるかを決める」の2点に集中して、しかも時間制限つきで見直すというのは、結構はかどったのだ。

3のレビューリスト作成については、「この発想は無かった!」と本気で思った。

レビューすべきタスクリストに対して、あれこれ悩んでいた…というか何をすればいいかよく分からず流し見くらいだったのが今まで。
しかし、そのレビューのためのレビュータスクリストを用意しておくという、再帰的な手段によって、急にやるべきコト(ここでいうレビュー)が進めやすくなるのだ。

今思えば、当たり前の発想なんだろうけど、それだけ私がレビューに対して真剣に向き合っていなかった証拠でもある、うむ。

シェアしてみて影響を受けたこと

他の方の週次レビューに関する考えや処理を聞き、これは取り入れたい!と思ったコトやなるほどと思ったコトがいくつかあった。うち3つを挙げてみる。

  • レビューしたタスクで、先1週間のカレンダーを埋める(by @447lifeさん)
  • 休み明け第1労働日のタスクをFixしたらレビュー完了(by @wataruoさん)
  • somedayリストにも3種類。やりたいこと・ほしいもの・行きたい所(by @maro_draftさん)
  • RTMは、タスクを登録するのはとてもラクなツールなのだが、それにかかる時間やスケジュールを俯瞰するには弱いツールだと思っている。それはやはりカレンダーに落とし込むことで、見える化を図れるのではないかと思った。

    休み明けの仕事は面倒くさいもの。毎週土曜日にレビューをするという@wataruoさんは、日曜日に仕事のコトを考えたくないという強い強い動機から、きっちり翌仕事タスクは固めるのだという。
    私自身は、仕事タスクは会社のOutlookで管理していて、RTMには入れていない=出社していないときは管理できないので、可能な限り金曜日の終わりにレビューの時間を取りたいなと思っている。※なかなか時間が許さないのだけれども……。

    somedayリストは、ある意味wishリスト。
    それぞれをある程度の区分に分けることで、モチベーションも上がるのではないか。特に行きたい所リストは作ったコトが無かったので、私にとっては新鮮なアイディアだった。

    できあがった「現時点での」週次レビューリスト

    昨日シェアした内容から、今日もう少し磨いて、週次レビューリストを作った。
    いろいろ影響を受けて、自分なりに作った。初めはパクる気しかなかったのにw

    ↓RTM画面ショット

    Remember The Milk: 週次レビューリスト

    まず、今日ざっとやってみた。
    ホントにこれを準備しておくだけで、道筋が見えたといったカンジ。昨日に引き続き改めて感動!劇的にレビューしやすくなった。

    あえて「現時点での」としているのは、今後運用していくうちに、調整しながらやっていくことになるのだろうというコト。それがリストってものだし。

    心構え的な持論とか

    今日は収集にはあまり時間を使えなかった。なにせ既存リストが荒れすぎていて(-。-;)
    来週のレビュー時には、1番目からきっちり進めてみようかと。

    こういうのに大事なのは、無理せず気持ちをゆるーく保つことだと思う。

    今まではレビューのやり方自体にはてなマークがたくさんあって、そこに力を使い切ってしまっていたが、可能な限り(再利用可能な)リスト化をするコトで、それ以外のところに力が使えるようになる。力を使うポイントを絞るコトで、できるだけリラックスしてレビューできると思うのだ。
    リラックスしていた方が、見えなかったコトも見えてくるし、よりよい方法も発見できるだろう。

    今回は、その足がかりができた。とても良い一日だった。

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    コメント 2

    Moyori

    分科会の感想レポート有難うございました。

    効果を感じて頂いてよかったです^^

    仕事でのタスク管理はOutlookという事ですが、もしPCへソフトのインストールが可能であれば、OutlookカレンダーとGoogleカレンダー。またOutlookのタスクとToodedoのデータ連携が出来ますよ。


    by Moyori (2011-11-20 22:46) 

    brAin

    >Moyoriさん
    コメントありがとうございます。
    会社PCは、外部との連携は難しいですね。セキュリティの都合で(汗

    私事タスクをRTMで上手に運用して、その手法を会社に持ち込めればいいのかなぁと思っています。
    会社のOutlookタスクは、RTMよりも荒れているので……。
    by brAin (2011-11-20 23:17) 

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